Serviceportal Aachen: 250 Online-Formulare in Eigenregie

2015 war Aachen unter den ersten Städten, die eigens eine Stelle „Online-Services“ für die Digitalisierung eingerichtet hat. Tatjana Bürgerhausen erhielt den Auftrag, die Portale der Stadt voranzubringen, den sie gerne übernahm, um ihre Affinität für IT und Datenbanken einzubringen.

„Begonnen habe ich mit einfachen Formularen für das Mitarbeitendenportal bis hin zu immer komplexeren Formularen auf Basis des Assistentenbaukastens von MACH | formsolutions für das Serviceportal, das heute von der nextgov iT betreut wird“, so Bürgerhausen.

User Experience entscheidend

Technisch gesehen entscheidet die optimale Nutzerführung über den Erfolg eines Formulars. Zwei Beispiele: „Beim Antrag auf Förderung einer Solaranlage gingen die Online-Zugriffe durch die Decke, auch der Antrag auf Einrichtung eines Halteverbotes hat sich inzwischen in der Region herumgesprochen“, so Tatjana Bürgerhausen. Dafür konfiguriert sie die Vorlagen, erstellt Hinweistexte und Verlinkungen, holt die Freigaben vom Datenschutz, vom Rechnungsprüfungsamt (RPA) und den Fachbereichen ein.

Formulare mit anderen teilen

Auf diese Weise hat Tatjana Bürgerhausen rund 250 Online-Formulare entwickelt und veröffentlicht und übernimmt zusätzlich auch die Qualitätssicherung für die Formulare des Aachener Stadtbetriebs. Die Arbeitsergebnisse können auch mit anderen Verwaltungen geteilt werden, denn die Online-Formulare sind einfach zu exportieren. 

„Vieles von dem, was wir tun, geht über
den OZG-Katalog hinaus.“

Tatjana Bürgerhausen, Online-Dienste der Stadt Aachen
 

Steigende Zugriffszahlen

Das Ergebnis: steigende Zugriffszahlen und gute Rückmeldungen von den Fachbereichen. Da die Formulare über das Behördeninformationssystem (BIS) im Serviceportal an den Portalverbund angedockt sind, können die Dienstleistungen aus Aachen deutschland- und demnächst auch europaweit aufgerufen werden. Dafür gibt Bürgerhausen „unsichtbare Attribute“ mit, mit denen die Leistungen gefunden werden.

Die Vorteile kommunaler Selbstverwaltung:

• Individuell konfigurierbar
• Schnelligkeit, unabhängig von externen Dienstleistern
• Kosteneinsparungen
• Kenntnis der Anforderungen/Benutzerfreundlichkeit
• Verfügbar für andere Verwaltungen

Der Dienst ist so erfolgreich, dass in Kürze eine zweite Stelle besetzt wird. Bürgerhausens Ziel für die Zukunft: „Es gibt durchgängig medienbruchfreie Anträge und andere, bei denen etwa die Bezahlung noch nicht digital erfolgt. Das wollen wir im Sinne des Onlinezugangsgesetzes künftig deutlich steigern. Auch unsere internen Prozesse, wie Freigaben durch Vorgesetzte, sollen in den digitalen Workflow einbezogen werden.“

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