Verwaltungsinterne Digitalisierung
Effizient und medienbruchfrei
Digitalisierung des
internen Arbeitsalltags
Der Handlungsdruck für Kommunen und Gemeinden in Sachen Digitalisierung der Verwaltung ist enorm.
Im Fokus stehen dabei zwei zentrale Richtungen:
- die Digitalisierung externer, also an die Bürger:innen und die Wirtschaft gerichteter Verwaltungsdienstleistungen.
- die verwaltungsinterne Digitalisierung, die es den Mitarbeiter:innen ermöglicht, Prozesse in Fachverfahren medienbruchfrei weiterzubearbeiten, aber auch interne Prozesse digital abzubilden.
Die größten Treiber für die externe Verwaltungsdigitalisierung sind dabei die gesetzlichen Rahmenbedingungen:
- Der Bund hat das Online-Zugangsgesetzes (OZG) erlassen,
- das Land NRW das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (eGovernment-Gesetz NRW)
Beide Gesetze machen das digitale Handeln der Verwaltung unaufschiebbar.
Weitere Faktoren beschleunigen die interne Digitalisierung der Verwaltung, allen voran:
Der zunehmende Kostendruck
Der demografische Wandel
Der Fachkräftemangel
Zu diesen elementaren Veränderungen der Prozesslandschaft gesellt sich die gewaltige Herausforderung, die Verwaltungskultur in mindestens gleichem Maße zu transformieren.
Außerdem erschweren geltende Rechts- und Verwaltungsverfahrensvorschriften wie die Schriftformerfordernis oder der Umgang mit personenbezogenen Daten die Digitalisierung analoger Geschäftsprozesse; mitunter verhindern sie sie sogar.
Digitalisierung in strategischen Kontext einbinden
Dazu kommt: Auch wenn das eGovernment das wesentliche Thema darstellt, ist der “Ozean” der Digitalisierung kaum eingrenzbar. Insbesondere auf kommunaler Ebene gilt es neben den „Online-Leistungen“ digital gestützte Smartcity-Strukturen zu entwickeln und zu verwalten.
Folglich muss eine kommunale Roadmap „eGovernment“ auch die strukturellen und ggf. die prozessualen Schnittstellen digitaler Informationsverarbeitung integrieren.
Dies macht es umso mehr erforderlich, dass Verwaltungen ihre eGovernment-Digitalisierung in einen strategischen Kontext einbetten. Nur so ist es möglich, dass die in jeder Kommune anders gelagerten Herausforderungen im Rahmen eines klar festgelegten Fahrplans, mit einer priorisierten Umsetzung der OZG-Leistungen, adäquat angegangen werden können.
Digitale Reife – ein ganzheitlicher Prozess
Die Erstmaligkeit der umfassenden Veränderung der Arbeits- und Organisationabläufe durch die Digitalisierung erfordert die grundlegende Bereitschaft der gesamten Organisation, das gegenwärtige Handeln einer konstruktiven Selbstkritik zu unterziehen.
Bekanntermaßen handelt es sich bei dieser Herausforderung um eine zwar erwartbare, aber immanent anspruchsvolle Aufgabe für die Kommunalverwaltung. Die alleineige Aussage, ob eine online beantragbare Leistung im internen Prozess digital verarbeitet wird, ist noch wenig aufschlussreich. Erst bei der darüber hinaus gehenden Betrachtung der zur Verfügung stehenden Strukturen und deren Ausnutzungsgrad, wird der “Grad der digitalen Reife” einer Organisation bewertbar.